Eisenhower
Die Eisenhower-Matrix
Wichtig - dringend- liegen lassen
Die vier Quadranten unterscheiden sich wie folgt:
1. Wichtig und dringend (A)
Hier steht alles, was sofort und vor allem selbst erledigt werden muss. Alles in diesem Quadranten hat die allerhöchste Priorität.
Beispiele:
Krisen / Probleme im privaten oder beruflichen Bereich
Eskalation beim Kunden
Liquiditätsengpass
2. Wichtig, aber nicht dringend (B)
Auch diese Aufgaben musst Du selbst erledigen, aber nicht unbedingt sofort. Hier ist es aus meiner Erfahrung wichtig, feste Zeiträume im Kalender für diese Aufgaben zu reservieren.
In diese Aufgaben solltest Du die meiste Zeit investieren, denn nur diese Themen werden Dich in Deinem Leben weiterbringen!
Beispiele:
Sport / Gesundheit / Vorsorge
Zeit mit der Familie
Auszeiten
Beziehungspflege
Planung
Strategieentwicklung
3. Nicht wichtig, aber dringend (C)
In diesem Quadranten stehen die Zeitfresser. Das sind die Aufgaben, die Dich von Deiner eigentlichen Arbeit abhalten.
Bei jeder Aufgabe sollte daher unbedingt geprüft werden, ob Du diese selber erledigen musst oder nicht besser an einen Mitarbeiter delegierst.
Bitte beachte gerade in diesem Bereich die Zwei-Minuten-Regel: Alles, was Du in zwei Minuten oder weniger erledigen kannst, sofort angehen und abarbeiten, auch wenn es nicht wichtig ist.
Beispiele:
Die meisten Telefonate
Fast alle Emails
Viele Besprechungen / Meetings
4. Nicht wichtig und nicht dringend (D)
Alle Aufgaben in diesem Bereich der Matrix kannst Du im Prinzip direkt in den Papierkorb legen. In diesem Quadranten solltest Du Dich nur dann bewegen, aber auch wirklich nur dann, wenn Du sonst nichts Besseres zu tun hast. Also nie…
Beispiele:
Unwichtige Telefonate
Einige Emails
Die meisten Social Media Aktivitäten
Fazit
Viele von uns bewegen sich nur auf der Achse ‚Dringend‘. Das ist Stress pur und führt niemals zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance.
Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie einen kurzfristigen Erledigungstermin hat.
Die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden sind selten wichtig. Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, hingegen auf wichtige Aufgaben agiert man.
Um meine Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterscheiden, nutze ich eine konkrete Fragestellung. Im geschäftlichen Bereich hilft mir folgende Frage zur Ermittlung der Prioritäten: